tim v. eaton, ph.d.; abby larson; and james zhang, ph.d., cma, cpa

李开明 译，郭强 校

机器人流程自动化（rpa）已经越来越广泛地运用于财会领域，很多文章都在讨论这一项技术如何将财务人员从繁琐的手工流程中解放出来、关注更具创造价值的工作。正如ima®主管研究与思想领导力的副总裁loreal jiles在《管理会计公告》之《rpa助力财务职能转型》中所写：“成功规模化实施rpa的企业实现了运营效率的指数级提升，消除了不合时宜的手工工作，节省了巨大的财务开支。

”rpa也是数据分析供应链的关键技术，数据分析供应链包括应用rpa收集数据、应用etl（数据提取、转换和加载）工具准备数据以及数据分析与可视化（见图1）。应用rpa收集数据后，接下来就是通过数据整理和数据可视化对原始数据进行清洗、连接与汇总，使之成为可供分析使用的数据。

rpa最先在大企业中实施，但这并不意味着其应用起来很复杂。随着rpa工具和技术的发展，各种规模的企业及个人都能很方便地使用这一技术。接下来，我们将引导你开发可自动处理一项基础工作的机器人程序（亦称自动程序），同时展示rpa应用的相关风险。

开始rpa之旅

对于有意在企业内运用rpa解决方案的财会人员来说，开始rpa之旅并不难。那些困扰会计人员的单调而重复的日常工作，都有可能自动化。例如，不论是提取发票信息录入数据库、登入信息系统抑或是从网上搜索信息，这些流程都可以通过rpa来自动化，进行批量而非单个处理，从而大幅降低完成这些流程的时间，显著节省相关费用。同时，应用rpa还会提高处理的准确性与精确度，最终提升数据的完整性。

可以轻松通过rpa自动完成的一项常见工作，是将数据从excel工作簿导入pdf表单。以手工应收票据处理流程为例，一位实习生或助理可能需要将每个客户的发票数据从excel工作簿依次填入公司pdf格式发票中，然后将发票分发给相应的客户。为每个客户开发票都要重复这一流程，往往需要数小时才能完成。

所有类似的需要重复将数据从excel电子表格导入pdf表单的流程都适合自动化处理。在手工处理这些工作时，使用者需要先打开excel文件浏览数据，再打开pdf文件将信息填入对应位置，最后保存pdf文件。这一流程会重复操作直至整个工作完成。

鉴于这类工作的重复性特征，使用者可以应用rpa来更轻松地完成——设计一个机器人程序自动将excel文件中的数据复制到pdf表单。让我们看看需要做什么。

选择软件在创建机器人程序之前，你需要先选择接下来使用的rpa工具。在本文中，我们将使用一款uipath公司的工具——uipath studio。我们选择使用uipath软件是因为它有免费版本，而且不需要编码专业知识就可以创建机器人程序。uipath提供许多rpa基础组件功能，如记录器、development studio（开发工具）、插件/扩展、运行机器人程序和控制中心。本文将聚焦于uipath studio，它是一种基于流程图的建模工具，可以为使用者提供设计机器人程序的可视化界面。

这里并不是要求读者使用uipath，我们鼓励使用者尝试各类不同的工具，选择最符合自身需要和条件的工具。微软公司的rpa产品power automate也很受欢迎，其与uipath一样，是基于流程图的软件，可通过移动应用程序、桌面应用程序以及网页浏览器扩展程序访问。但与uipath不同的是，power automate不提供完全免费的版本，只有两个免费试用的选项。blue prism是另一款基于流程图的软件，但不对哪怕只需执行简单rpa任务的使用者提供免费版本，且相对于提供移动和桌面应用程序的uipath和powerautomate，只有桌面应用程序。automation anywhere则是基于脚本的软件，要求rpa使用者有很强的编程知识。表1是这四种软件的比较。

除了软件，uipath等rpa供应商还提供其他产品来支持rpa社区并帮助使用者。例如，uipath建有社区论坛、市场和学院。在论坛上，使用者可以就rpa项目中遇到的相关挑战提出问题或解答，与其他uipath使用者合作，建立社区并促进自学。在市场上，个人可以购买已构建好的自动化流程，然后通过修改满足自身需求。学院则提供免费的培训和课程，通过这种方式，即使毫无经验的个人也可以熟练设计rpa解决方案，培养其工作所需的技能，并获得证明其专业能力的证书。

个人和团队有两种途径使用uipath产品。uipath社区版面向开发人员和小型团队，永久免费。使用者一次可以使用两个studio和三个机器人程序，但只能通过社区论坛获得支持，软件更新由uipath公司管理。uipath企业版面向大型企业，提供高级支持服务和不限数的studio与机器人程序，并有60天的免费试用期。

因为免费，uipath社区版是极好的预览版本。使用前，在上创建一个免费账户，通过这一账户将uipath studio下载到个人电脑上。安装完成并打开软件后，选择所需许可证。本文建议选择免费的社区版登录（也可以选择企业版并激活许可证）。现在，就可以开始设计机器人程序了。

创建流程

我们将要自动化的流程是：从excel工作簿中提取数据和信息，完成标准格式的w-4税表的填报（w-4表是美国国税局的员工所得税扣缴证明，译者注）。机器人程序将执行一系列作业，包括从excel文件中读取必要信息（本例中是三位员工的记录）、将信息填入w-4表的相应位置，并保存填完的pdf文件。

rpa流程步骤中包括一个名为“taxinfo”（税务信息）的excel工作表。此表格的列标题“姓”和“名”下，输入了三位员工的姓名。该机器人程序还可以处理大量数据，此类机器人程序设计处理的数据量为1,000名员工的w-4税表（即excel文件中的1,000行员工记录）。

手工处理时，这一流程包括6个基本步骤：

1.打开相关excel文件。

2.识别需要填入pdf的各个数据信息（如员工姓名）。

3.打开交互式pdf文件。

4.将信息填入pdf文件的输入字段（可填写区域）。

5.保存pdf文件并命名。6.关闭pdf文件。

在uipath上创建机器人程序，实质上是将上述步骤转换为软件可以执行的指令（见图2）。以下是创建机器人程序的步骤（可以在sfmag.link/jan22bot下载excel、pdf和机器人程序，试着操作）。

第一步：创建机器人程序文件并设置流程图。打开uipath studio创建一个新流程，系统会提醒你命名流程并描述（可选），设置完成后点击create（创建）。

具体流程是，在studio窗口选择new（新建）在点击flowchart（流程图），会弹出要求你命名流程图的对话框。为简单起见，我们使用系统默认名称flowchart，但一般来说还是重命名为好，如此可以描述一个rpa任务的总体目标。接下来点击create，流程图将显示在studio窗口中的design（设计）面板上。（目前uipath studio的英文版使用较多，因此保留了中英文界面内容。编者注）

第二步：读取excel数据表。要读取数据表，我们需要添加一个序列来执行流程中的步骤：单击位于面板左下角的activities（活动）选项卡，打开这一选项卡列表后，双击sequence（序列）将其添加到design面板。然后在此面板中单击flowchart图标底部的锚点（图标），将锚点拖动到sequence，连接两个框。

sequence将包括构成机器人程序的所有活动，主要分为两部分：

（1）打开excel文件，定义变量；

（2）将数据从excel输入pdf并保存文件。双击sequence框可以查看。drop activity here选项下面将出现加号和信息，单击加号，将一系列活动拖拽至此处。

首先，我们需要打开excel文件读取数据，为此，要在workbook（工作簿）下使用read range（范围读取）工具。在activities列表顶部的搜索框中输入read range，在下拉菜单中找到该工具，然后双击将其添加到sequence框中。

在read range页面，按住快捷键ctrl+shift并右键点击excel文件，复制文件路径，然后选择py as path（复制为路径），将文件路径粘贴到第一个输入框中（快捷键ctrl+v）。机器人程序会自动在文件路径上加引号，这样uipath就知道数据源自哪个文件了。

在第二行中，需要填入excel工作表的名称和表中的数据范围。例如，在左边输入框中输入工作表名称taxinfo，在右边输入框中输入双引号“”（实际操作中为英文引号，编者注），这样机器人程序会读取工作表中所有含有数据的单元格。接下来，将excel中的数据存储为机器人程序中的数据表。单击read range，会在其页面右侧出现properties（属性）窗格，找到datatable字段。右键单击字段，选择create variable（创建变量），然后键入taxtable作为变量的名称（无需引号），按回车键。（read range工具的界面及属性见图3）

第三步：将excel中的数据字段存储为变量。接下来，需要识别文件中的数据，便于机器人程序抓取。单击加号添加另一项活动。此次，是要在datatable中添加for eachrow（对于数据表中的每一行，用于对指定的datatable变量中的每一行执行一次操作，编者注）工具。在这里，我们将识别并命名将输入pdf文件中的数据。

在for each row对话框的顶端，设置为taxtable中的每行（row）。在body界面，将get row item（获取行项目，即根据指定的列在datatable的行中检索值，编者注）工具添加到datatable中。在get row item的对话框中键入row（行），然后在properties面板的lumn name（列名）处键入“first”（实际操作时为英文引号，编者注）作为名称。右键单击value（值）字段，选择create variable，然后键入firstname（名称）作为变量的名称，按回车键。该步骤可让机器人程序读取excel数据第一列中的字段，并存储后续活动的值。（图4为for each row工具界面，图5为get rowitem工具及属性）重复相同流程，为员工姓氏列表创建变量。

在设置将数据填入pdf文件的机器人程序之前，要确保这三个变量的范围足够大，便于后续活动引用这些变量。单击底部的variables选项卡，将三个变量的范围设置为flowchart（见图6）。

第四步：选取需要输入pdf的数据。点击最后一个getrow item容器后面的加号，添加一个名为“pdf输入”的sequence。点击sequence中的加号，添加start process（启动进程）工具。在这一工具中，将pdf文件路径复制粘贴到第一个输入框中。

接下来，打开pdf文件，并使之在uipath窗口下层保持打开状态。返回到流程图，单击start process后的加号，搜索send hotkey（发送热键）。单击indicate on screen（在屏幕上指定）选取器，选择pdf窗口。随后，在key（键）下拉列表中选择tab作为输入键。此步骤会将输入区域锚定在pdf窗口上，tab键将光标发送到pdf表单中第一个需要填写的字段。

接下来，搜索type into（键入）工具，使用indicateon screen选取器找到我们想要填入的员工名字的位置。在type into的文本输入区，键入firstname作为我们刚刚创建的变量的值。然后对lastname（姓氏）这一变量执行相同的操作。

第五步：保存pdf文件并命名。添加send hotkey工具，在工具中选择ctrl和shift选项，然后在key下拉列表中添加s。此步骤是使用ctrl+shift+s快捷键打开save as（另存为）对话框，保存pdf文档并重命名。

返回流程图添加type into工具。在此工具中，通过选择indicate on screen选取器并键入以下文本来指定输入字段：“w4form”+lastname。此特定输入文本可让我们保存不同pdf文件名下的税表。

增加send hotkey工具，然后在key下拉列表中选择enter。关闭pdf文件中的save as窗口。

第六步：关闭pdf程序，运行机器人程序文件。返回到uipath，搜索click工具并将其添加到send hotkey工具后。使用indicate on screen选取器选择“×”按钮，这将会关闭pdf文件。在click工具中，单击看起来像三条水平线的按钮，选择edit selector（编辑选择器）。在edit attributes（编辑属性）区域找到title（标题）输入字段，将其修改为*.*，这样机器人程序可以关闭任何打开的pdf文件（无论是何名）。点击ok（确定）。现在，可以关闭pdf文件，并点击左上角save（保存）图标保存机器人程序文件。

使用debug file（调试文件）下拉菜单中的run file（运行文件）来运行机器人程序。然后，你会看到机器人程序为三名员工各创建一份w-4税表，每个税表都填好了员工姓名。

应用rpa的风险

和其他新技术或流程一样，应用rpa也会带来风险。为预期内和出乎预料的风险做好准备，有助于企业降低应用rpa过程中的负面影响。

首先，“垃圾进，垃圾出”这句话在任何时候都适用。如果机器人程序在数据输入中存在系统性错误，那么该错误将影响所有循环文档。其次，某些机器人程序可能不够敏捷，无法应对系统更新。这些更新可能包括网站界面和pdf阅读器更新，甚至从win10到win11的系统更新。再次，大多数rpa应用程序要求数据库和输入文档是标准化的，手写文档和非结构化数据（如图像和图形）对这类程序来说是难以处理的。最后，rpa并不是不需要人的参与。例如，在没有if-then逻辑语句的情况下，大多数机器人程序无法处理异常，这需要在一些程序规则的设计上进行一定程度的人工判断。

除了程序固有的风险，应用rpa还有组织方面的风险。rpa的成功实施，取决于内部控制的有效以及规划与沟通的得当。因此，有必要从so《内部控制——整合框架》五大元素（控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控）出发，对rpa进行有效的内部控制（见bernicelemaire-harvey和 david harvey所写的“rpa internalntrols support audit readiness”一文，刊发于journal of ernment financial management杂志2020年夏季刊）。例如，对员工进行适当的培训和留住具备rpa专业知识的人才，有助于改善控制环境。

在机器人程序的访问和授权权限上，需要有适当的职责分离（控制活动方面）。在信息与沟通方面，企业应将与机器人程序设计、实施及运行相关的文件完整存档。企业还应定期审核机器人程序（监控方面），并对机器人程序输出的数据完整性进行风险评估。机器人程序的it治理可能很有挑战性，必须评估并管理相关风险（见loreal jiles所写的《管理你的机器人程序》一文，刊发于《战略财务》中文刊2020年第1期，英文刊链接bit.ly/3haujas）。rpa治理应包括预防性控制、侦测性控制和改正性控制，以快速识别和降低任何出现的风险。例如，企业应制定rpa流程中输入与输出标准化的政策，设置处理异常和机器人程序错误的风险管理程序。治理程序应该具有相关性，与rpa运营模式和利益相关者需求保持一致。

rpa带来的益处

应用rpa解决方案会带来很多益处。例如，rpa无需手工输入，消除了许多人为失误如拼写错误，因此，数据输入的准确性和完整性都得到了提升。

另一个好处是提高了业务流程的效率。机器人程序可以比人类更快地执行重复性工作，这可以节省员工处理冗杂事务的大量时间，使之关注需要更复杂思考和创造更高价值的领域，如分析工作，随之而来的就是效率的提高和成本的降低。

如果你还未开始探索应用rpa来自动化基础的手工财务流程，我们希望本文中的实用案例能启发你。虽然rpa代表了财务工作转型的趋势，但也只是迈向未来的一小步。rpa之后是ipa（智能流程自动化），其将rpa与人工智能和机器学习相结合，使rpa从收集和处理数据向分析数据以及做出复杂的决策方面提升。主动应用ipa的企业和个人将进一步提高生产率、提升客户价值，从而实现更大收益。未来，ipa将进一步变革财务工作，重新定义要解决的问题和解决问题所需的技术技能。所以，现在就开始你的rpa之旅吧，这能给你和所在企业带来更大价值！

tim v. eaton，博士，迈阿密大学会计学教授。联系方式：eatont@。

abby larson，迈 阿 密 大 学 会 计 学 学 生。联 系 方 式：larsonar @。

james zhang，博士、cma、cpa，迈阿密大学会计学助理教授，ima北辛辛那提分会成员。联系方式：james.zhang@。